Lean Portfolio Management: Worum es geht und wieso Du es brauchst - Teil 2

Die wichtigsten Elemente vom LPM

Das LPM wird definiert durch seine Abläufe und Governance. Das Führungsteam trifft Entscheidungen in einem festgelegten Rhythmus, dem auch die Abläufe (umzusetzende Aktivitäten) und die Governance (durchzuführende Überprüfungen) folgen. So werden Planung und Feedback miteinander abgestimmt.

Grob zusammengefasst legt das LPM-Führungsteam das übergeordnete Ziel der Mission fest und weist dem Team of Teams auf der Grundlage der strategischen Unternehmensanforderungen Mittel zu. Anschließend überwacht es die daraus resultierenden Pläne und Ergebnisse, um deren Einklang mit der strategischen Absicht sicherzustellen. Im Detail sind die Prozesse hierfür die Folgenden:

LPM-Abläufe

Um Verbindungen zwischen Strategie und Ausführung herzustellen, bewertet das Führungsteam fortlaufend folgende Ziele:

Mission festlegen = Quartalsweise durchgeführter Prozess, bei welchem ergebnisbasierte Ziele und strategische Themen festgelegt werden.

Geschäftschancen finden = Ideen zu potenziellen Investitionen in die strategische Mission machen.

Wertschöpfung = Erstellung von Roadmaps auf Basis von Marktanforderungen und erwarteten (von den Team of Teams geschätzten) Aufwänden

Optimierung mit Blick auf den Nutzen = Setzen von Prioritäten bei Initiativen um die detaillierte Planung für das nächste Quartal zu fördern und bekannte Kapazitätseinschränkungen in der Roadmap zu berücksichtigen.

Markteignung überprüfen = Präsentation der von den Teams geschaffenen Mehwerte in Demos und Validierung der Werthypothese

LPM-Governance

Für die Realisierung von Flexibilität nutzen Führungsteams regelmäßige Überprüfungen:

Überprüfung der strategischen Ausrichtung = Quartalsweise Überprüfung, ob geplante Aufgaben zur strategischen Absicht passen

Überprüfung des Portfoliobudgets = Quartalsweise Überprüfung, die aktuelle Budgetzuweisung zum Team of Teams optimal im Sinne der Mission ist.

Retrospektive des Portfolioteams = Quartalsweise Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten der Vorgehensweise, Entscheidungsfindung und des kontinuierlichen Wertstroms

Überprüfung der Portfoliofinanzierung = Monatliches Abgleichen von Ausgabetrends der einzelnen Initiativen mit den geplanten Zielen und Leitlinien zur Erreichung einer in in sich geschlossene Agile-Budgetierung

Überprüfung der Portfolio-Roadmap = Monatliches weiterreichen der aktualisierten Initiativen-Roadmap an alle Stakeholder

Überprüfung von Investitionsmöglichkeiten = Wöchentliche Genehmigung der Mittel für neue Investitionsmöglichkeiten anhand des entsprechenden Business Case (oder Anpassung vergangener Finanzierungsentscheidungen auf der Basis von neuem Feedback).

Die Implementierung

Die Umstellung eines klassisch arbeitenden Portfolioführungsteams auf ein Portfolioteam, welches Lean-Prinzipien und -Praktiken anwendet, ist eine große Veränderung, welche einem entsprechenden Änderungsmanagement bedarf. Folgende Tipps unterstützen Dich bei diesem Wandel:

1. Die richtigen Personen finden: Portfolioführungsteams sind leistungsstarke, funktionsübergreifende Teams aus "Servant Leaders". Die optimale Zusammenstellung ist bei einem Führungsteam genauso wichtig wie beim Entwicklerteam. Im ersten Schritt musst Du daher die passenden Personen finden und zu einer Gruppe zusammenstellen, die dann in einem bestimmten Bereich des Unternehmens die Verbindung zwischen Strategie und Ausführung herstellen soll. Dies ist das Portfolioführungsteam.

2. Die nötigen Mittel auftreiben: Durch LPM verschieben sich die Strategie und das Investitionsmodell von der Finanzierung einzelner Projekte zur Finanzierung eines Team of Teams. Umso wichtiger ist ein tieferes Verständnis (und die entsprechende Transparenz) der Verbindung zwischen den strategischen Zielen des Unternehmens und der Planungsweise des Team of Teams.
   Folgende Fragen müssen in jedem Fall beantwortet werden:

   • Wer stellt die Mittel für das Portfolio bereit? Mit welchem Ziel?

   • Wer stellt die Mittel bereit, mit denen der Betrieb aufrechterhalten wird (normale Betriebsabläufe vs. Veränderungsmaßnahmen)?

   • Wie viele unterschiedliche, unabhängig voneinander finanzierte Strategien stehen hinter dem Portfolio?

3. Selbst innerhalb desselben Unternehmens werden sich keine zwei Teams auf exakt denselben Ansatz für Agile-Portfolioabläufe einigen können. Ermittle daher die Anforderungen und Erwartungen des Portfolioführungsteams, und kläre die Zwischenziele zwischen dem aktuellen Zustand und dem gewünschten (an Lean-Prinzipien orientierten) künftigen Zustand. Erstelle eine Betriebsstruktur mit den wichtigsten Elementen von LPM, jedoch individuell angepasst.

4. Richte die laufenden, bereits finanzierten Arbeiten neu aus, damit sie den Lean-Prinzipien besser entsprechen und so die Wertströme unterstützen. Hier bietet sich auch die Gelegenheit, die Rechtfertigungsgründe für Aufgaben zu überprüfen (ändern oder weitermachen?). Im Zuge von Lean sollten Unternehmen möglichst viele Aufgaben ganz eliminieren. Ist es möglich, einige der laufenden Arbeiten zu beenden oder ihren Umfang zu reduzieren?

5. LPM bringt neue Techniken zur Entscheidungsfindung mit sich, beispielsweise die Fokussierung auf eine Visualisierung der strategischen Abstimmung von Aufgaben und die Governance innerhalb vorgegebener Leitlinien. Aufgrund dieser Veränderungen müssen die bisherigen Aufgabenmanagementsysteme neu aufgestellt, um neue Disziplinen ergänzt und noch transparenter gestaltet werden.

6. LPM-Führungsteams folgen bei der Entscheidungsfindung und bei Verbesserungsmaßnahmen einem festen Rhythmus. Achtet auf positive Rückmeldungen aus Retrospektiven, und feiert unbedingt die verbesserten Wertströme im gesamten Unternehmen!

Das Lean Portfolio Management gibt den für Veränderungen im Unternehmen am besten aufgestellten Teams und Führungsvertretern altbewährte Lean-Prinzipien an die Hand. Insgesamt fördert der Lean-Ansatz die zuverlässige Wertschöpfung im Unternehmen, beschleunigt die Wertschöpfung für Kunden und sorgt dafür, dass die Teams reagieren können, wenn sich die Marktbedingungen oder die Kundenanforderungen ändern. LPM eröffnet Möglichkeiten, diese Vorteile zu maximieren und das Unternehmen besser zu vernetzen.

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