Kurz vor Weihnachten hat Atlassian neue Funktionen für das neue Jahr angekündigt: Automations & Externe Zusammenarbeit für Confluence. Aber was genau bedeutet das für die Nutzer? In diesem Blogbeitrag verraten wir Dir das Wichtigste über Externe Zusammenarbeit!
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Jeder, der mit Menschen außerhalb der eigenen Organisation arbeitet, weiß, dass irgendwann fast immer eine Frage auftaucht: Wo speichern wir unsere Dokumentation und wie können wir sicher sein, dass jeder Zugriff auf sie hat?
Atlassian hat gerade die endgültige Antwort für alle veröffentlicht, die Confluence verwenden: Du kannst jetzt mit jedem zusammenarbeiten, mit dem Du zusammenarbeiten möchtest, unabhängig davon, ob er Teil Deiner Organisation ist oder nicht. Dazu kann der Administrator Deiner Organisation für jeden lizenzierten Benutzer bis zu fünf sogenannte Gäste auf Deine Seite einladen. Auf diese Weise kann jeder, der es braucht, auf einen einzigen Bereich zugreifen und dort mit Dir und Deinem Team zusammenarbeiten. Was bedeutet das nun genau für Dich?
Gäste können in einem Bereich genauso wie jeder andere Benutzer Inhalte erstellen, bearbeiten und verschieben, aber ihr Confluence-Zugang ist auf diesen Bereich beschränkt.
Jeder Bereich, in dem Gäste zugelassen sind, wird mit visuellen Markierungen versehen, so dass jeder weiß, dass die Inhalte in diesem Bereich auch für Personen außerhalb Deine Organisation zugänglich sind. Auf diese Weise ist es einfach zu erkennen, wann Du mit externen Teammitgliedern arbeitest und wann nicht.
Gäste können weder das Verzeichnis "people" noch das Verzeichnis "space" sehen. Standardmäßig können sie nur an den Inhalten des gemeinsamen Bereichs arbeiten. Als Organisation kannst Du Gäste zu so vielen Spaces hinzufügen, wie Du möchtest, aber ein Gast kann nicht zu mehr als einem Space auf einmal Zugang erhalten. Natürlich ist es auch möglich, mehrere Gäste zu einem einzigen Bereich hinzuzufügen.
Nachdem der Administrator Deiner Organisation Gäste hinzugefügt hat, indem er "Gast" als Produktrolle auswählte, während er externe Teammitglieder zu Deiner Website einlud, müssen die Raumadministratoren sie zu ihren jeweiligen Räumen hinzufügen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass der Zugang des Gastes wirklich eingeschränkt wird.
Diese Funktion befindet sich derzeit noch in der Beta-Phase für Organisationen, die den Confluence Premium oder Enterprise Plan nutzen. Für die Zukunft ist geplant, auch eine Zwei-Faktor-Autorisierung für Gäste zu integrieren, aber wir müssen auf diese Funktion warten, bis sie die Beta-Phase verlässt.
Alles in allem ist diese neue Funktion eine großartige Möglichkeit, die Zusammenarbeit zwischen Organisationen zu verbessern und es Teams auf der ganzen Welt zu ermöglichen, so zusammenzuarbeiten, wie sie es brauchen.