Kurz vor Weihnachten hat Atlassian neue Funktionen für das neue Jahr angekündigt: Automatisierungen & Externe Zusammenarbeit für Confluence. Aber was genau bedeutet das für die Nutzer? In diesem Blog-Post werden wir Euch das wichtigste zu den neuen Automatisierungen erzählen!
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Mit Automatisierungen ist es möglich, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren und Deine Confluence-Bereiche immer sauber und aktuell zu halten. Jede Automatisierungsregel wird in der gleichen Oberfläche erstellt und funktioniert genauso wie in Jira: Du definierst ein Trigger-Event, fügst optional Bedingungen und Verzweigungen hinzu und Confluence führt die definierten Aktionen aus. So ist es z.B. möglich, die Erstellung einer Seite oder eines Blogbeitrags als Trigger-Event zu setzen, mit der Aktion, dass diese mit einem bestimmten Label versehen werden und der Bedingung, dass dies nur geschieht, wenn sie in einem bestimmten Bereich erstellt werden oder einen bestimmten Text im Titel haben. Generell sind die möglichen Trigger für die Automatisierungen entweder die Erstellung oder Bearbeitung von Seiten oder Blogbeiträgen, die Erwähnung von Nutzern auf der Seite selbst sowie das Hinzufügen von Kommentaren und Labels zu einer Seite oder einem Blogbeitrag.
Neben diesen inhaltsbezogenen Trigger ist es auch möglich, eine geplante Automatisierung einzustellen oder durch einen eingehenden Webhook eines Drittanbieters auszulösen. Dies ist insbesondere dann praktisch, wenn Du z.B. in Form einer automatisierten E-Mail an einem festen Termin an inaktive Inhalte erinnert werden möchtest.
Dies führt uns zu den möglichen Aktionen, die Automations for Confluence ausführen können. Du kannst Seiten automatisch erstellen, kopieren, kommentieren und archivieren, Kennzeichnungen hinzufügen oder entfernen und verwalten, wer Inhalte unter den von Ihnen festgelegten Bedingungen sehen kann. Wie bereits erwähnt, ist es auch möglich, Benachrichtigungen entweder per E-Mail oder über Microsoft Teams und Slack zu versenden. Da Du in der Lage bist, Aktionen über einen eingehenden Webhook auszulösen, kannst Du natürlich auch Webanfragen senden.
Für Automatisierungen für Confluence hat Atlassian noch kein genaues Release-Datum angegeben. Jedoch wird diese Funktion laut Atlassian demnächst verfügbar sein und spätestens bis zum 15. Januar 2023 vollständig ausgerollt sein.
Die Automatisierungen für Confluence werden bis zum 15. Januar 2023 vollständig ausgerollt und können dann von jedem Space- und Site-Admin eingestellt werden. Dies schließt auch persönliche Bereiche ein, so dass jeder für seine persönlichen Inhalte Automatisierungen erstellen kann, wenn er dies möchte. Darüber hinaus wird die Funktion nur für die kostenpflichtigen Premium- und Enterprise-Tarife verfügbar sein, während die Funktion in Instanzen mit dem Premium-Tarif auf 1.000 erfolgreiche Regelausführungen pro Monat und lizenziertem Nutzer begrenzt ist. Sobald das Nutzungslimit erreicht ist, beginnt die Automatisierung fehlzuschlagen, bis die Nutzung im folgenden Monat wieder auf Null gesetzt wird.
Nichtsdestotrotz handelt es sich um ein lang erwartetes und großartiges Feature, das die standardisierte Überarbeitung und Erstellung von Inhalten für alle Nutzer von Confluence Cloud erheblich vereinfachen wird.