Das (Social) Intranet ist das Herz der internen Kommunikation und löst mittlerweile in vielen Unternehmen die E-Mail als internes Kommunikationsmittel ab - zurecht, wie wir finden. Doch Intranet ist nicht gleich Intranet und es gibt einige Punkte zu beachten, damit es aktiv von allen Mitarbeitenden im Unternehmen genutzt wird. Erfahre in diesem Blogpost, worauf es wirklich ankommt.
Kurzer Exkurs: Social Intranet vs. klassisches Intranet: Wo liegen die Unterschiede?Ein klassisches Intranet dient hauptsächlich als eine Art interne Informationsbibliothek und Kommunikationsmittel vom Management zu den Mitarbeitenden. Es bietet primär Unternehmensinformationen und formale Mitteilungen. Im Gegensatz dazu legt ein Social Intranet den Fokus auf Interaktion und Zusammenarbeit, verwischt die Grenzen der traditionellen hierarchischen Kommunikation und fördert den Wissensaustausch. Es integriert soziale Funktionen ähnlich wie man sie aus Social Media kennt, wie Blogs, Foren oder Team-Räume, was zu einer offeneren Kommunikationsstruktur führt. |
Keine Lust zu lesen? Moritz hat die wichtigsten Punkte für Dich in einem Video zusammengefasst:
Der erste Eindruck zählt. Ein gut konzipiertes (Social) Intranet ist übersichtlich und intuitiv zu bedienen. Gestalte Deine Navigation so einfach wie möglich, damit sich jeder User zurechtfindet und die verschiedenen Bereiche mit nur wenigen Klicks erreicht. Nicht nur die Funktionalitäten spielen eine große Rolle, sondern auch ein klares sowie ansprechendes (Corporate) Design. Verwende die Unternehmensfarben, bekannte Grafiken oder andere Design-Elemente Deines Unternehmens, sodass sich Deine Mitarbeitenden mit dem Intranet identifizieren können. Das Intranet sollte die Corporate Identity widerspiegeln. Benutzer sollen sich zugehörig fühlen und Lust bekommen, aktiv am Geschehen teilzuhaben.
Ein regelmäßig aktualisierter Blog- oder Newsfeed-Bereich hält alle Mitarbeiter über wichtige Unternehmensnachrichten, Updates und Veranstaltungen auf dem Laufenden. Dies fördert das Gefühl der Zugehörigkeit. Damit das Social Intranet von Deinen Mitarbeitenden genutzt wird, sollten Ankündigungen via E-Mail in den Hintergrund rücken. So schaffst Du einen zusätzlichen Anreiz für jeden, regelmäßig ins Intranet zu schauen und selbst aktiv zu werden.
Durch personalisierbare Features Deines Intranets, wie maßgeschneiderte Dashboards, kann jeder sein individuelles Intranet-Erlebnis gestalten. Personalisierte Benutzerprofile können Zuständigkeitsbereiche und Fähigkeiten auf einen Blick ersichtlich machen. Das kann die Effizienz steigern, da Mitarbeiter schnell interne Wissensressourcen und Experten im Unternehmen finden können.
Profilbilder sorgen für einen persönlichen Touch und helfen, jedem Namen ein Gesicht zuzuordnen. Das ist besonders in einer Remote-Umgebung hilfreich. Ein cooler Nebeneffekt: Das kann besonders die neuen Teammitglieder unterstützen, die noch nicht alle Kollegen kennengelernt haben oder sich nicht direkt alle Namen merken können.
Die Integration mit den bereits verwendeten Tools und Plattformen in Deinem Unternehmen sorgt für ein einheitliches und nahtloses Nutzererlebnis. Wir haben z.B. Tools wie Jira Work Management mit unserem Confluence-Intranet verknüpft. Links zu weiteren Tools sorgen dafür, dass alle Mitarbeiter direkt auf die wichtigsten Programme zugreifen können. Damit wird das Intranet noch nützlicher und komfortabler.
Ein Social Intranet lebt von der aktiven Beteiligung seiner Nutzer. Benutzerorientierte Features wie Diskussionsforen, Teamseiten und Möglichkeiten zum Chatten können dazu beitragen, eine lebendige und eng verbundene Gemeinschaft zu formen.
Ermutige Deine Mitarbeiter dazu, Einblicke in ihren Arbeitsalltag zu teilen. Wir nutzen unseren Blog im Intranet neben der internen Kommunikation von Unternehmens-News z.B. auch, um neuen Kollegen die Möglichkeit zu bieten, sich vorzustellen oder dazu, dass Teams ihre erreichten Meilensteine mit dem Rest des Unternehmens teilen. Kommentarfunktionen und Reactions steigern die soziale Komponente und sorgen für mehr Teamspirit.
Da immer mehr Menschen auf mobile Geräte umsteigen, muss ein gutes Intranet von jedem Gerät aus zugänglich sein und dabei auch noch gut aussehen. Das heißt, die mobile Version sollte der Desktop-Version in nichts nachstehen und dieselben Inhalte mit passendem Design und denselben Funktionen enthalten. So kann Dein Team jederzeit das Geschehen verfolgen oder Inhalte teilen - ganz flexibel von überall aus.
7. Kontinuierliche VerbesserungEin Intranet sollte kontinuierlich weiterentwickelt werden. Voraussetzung dafür: Du weißt, wie Deine Mitarbeitenden das Intranet nutzen und damit zurechtkommen. Sorge für eine unkomplizierte Möglichkeit, Feedback und Verbesserungsvorschläge einzuholen. Das steigert nicht nur die Benutzerfreundlichkeit des Intranets, sondern auch die Akzeptanz und Nutzung im Unternehmen. |
Ein Social Intranets bietet viele Vorteile, darunter verbesserte Kommunikation, stärkere Mitarbeiterbindung und erhöhte Produktivität. Damit das Intranet tatsächlich gerne von allen genutzt wird, gilt es einige Punkte zu beachten und vor allem Wünsche und Feedback der Nutzer mit einzubeziehen. Dabei können Dir unsere Tipps helfen.