Doch ungeachtet der Vorteile, die Confluence ermöglicht, ist es manchmal schwieriger als zunächst angenommen, auf Dauer echte Produktivität zu entfalten. Sobald Teams größer werden, die Anzahl der unterschiedlichen Bereiche wächst und das Aufkommen an Seiten zu den verschiedensten Themen steigt, entstehen die ersten Probleme.
Wie können wir trotzdem sicherstellen, dass die Teams effektiv und die Inhalte gleichzeitig gut strukturiert bleiben? Die Zusammenarbeit in Confluence muss einfach und intuitiv sein. Deshalb bieten Vorlagen einen wichtigen Vorteil.
Diese Situation dürften die meisten Confluence-User kennen: Wir werden gebeten, die Dokumentation des nächsten Team-Meetings zu übernehmen. Zunächst hört sich das nach einer simplen Aufgabe an. Aber sobald das Meeting beginnt, öffnen wir eilig eine neue leere Seite im Team-Bereich und fangen an zu tippen. Und nach kurzer Zeit stellen sich einige Fragen: Haben wir alle wichtigen Punkte festgehalten? Wurden die offenen Fragen geklärt? Was ist mit den daraus resultierenden Aufgaben und Maßnahmen?
In einer Einzelsituation mag das kein großes Problem sein und mit ein wenig Nachbereitung ist das Dokument ordentlich und vollständig. Aber auf großer Skala besteht schnell die Gefahr, dass hier Verwirrung und Chaos entstehen.
Wie wäre es, wenn wir einfach eine vorgefertigte Seite wählen und den ganzen Prozess straffen könnten?
Glücklicherweise bietet Confluence Vorlagen. Sie helfen, Inhalte entsprechend des beabsichtigten Zwecks zu organisieren, und vermeiden damit Missverständnisse und Informationslücken. Als Confluence-Administratoren können wir eine Vorlage erstellen und die Seite mit unserem Team teilen. Damit erhält das Team eine Leitstruktur für den spezifischen Anwendungsfall: Eine Seite mit allen relevanten Informationen, die benötigt werden.
Was ist aber, wenn eine einzelne Vorlage nicht ausreicht? Das ist auf größerer Skala schnell der Fall, wenn wir unsere Informationen insgesamt besser strukturieren wollen und Automatisierungen einführen möchten. Blueprints gehen einen Schritt weiter, denn sie ermöglichen es, Informationen in einer Form abzubilden, die wir selbst gestalten können. Das bedeutet, dass wir Daten einsammeln können, die dann auf der Seite angezeigt werden.
Beim Aufsetzen von Blueprints haben wir beispielsweise die Option, dass darauf basierende Seitentitel automatisch ein bestimmtes Präfix erhalten. Auch können wir für jeden Bereich dynamische Übersichtsseiten erstellen. Außerdem gibt es die Möglichkeit, mehr Variablen aus unterschiedlichen Feldtypen zu nutzen. Wenn wir klassische Vorlagen verwenden, müssen wir dafür eine Oberfläche im Wizard-Stil nutzen. Blueprints dagegen werden auf eine intuitivere Art und Weise über ein Formular direkt per Erstellen-Menü angezeigt.
Aber Blueprints müssen in Confluence programmiert werden. Wie versetzen wir unsere Admins in die Lage, neue Blueprints für unsere Teams anzulegen? Und wie nehmen wir Änderungen an unseren bestehenden Blueprints vor?
Mit dem Blueprint Creator für Confluence profitieren wir von allen Vorteilen, die Blueprints bieten, ohne dass wir durch die Hürden eingeschränkt werden, die mit einer exklusiven Programmieroberfläche einhergehen. Mit dieser App-Erweiterung können wir die Funktionen von Blueprints ganz ohne Programmierkenntnisse in Vorlagen integrieren. Dank des Blueprint Creators stehen uns also die Vorteile sowohl von Blueprints als auch von Vorlagen gleichermaßen offen. Wir haben sogar die Option, Blueprints für Bereiche und Blogposts zu erstellen.
Übersichtsseiten erlauben es unseren Usern, bestehende Inhalte auf einen Blick in organisierter Form zu erfassen. Hier sehen wir alle Dokumente, die mithilfe eines Blueprints erstellt wurden.
In Kombination mit Makros wie “Page Properties”, können wir die Daten visuell darstellen, die Fortschritte im Hinblick auf bestimmte Seitentypen nach verfolgen und sehen wer woran arbeitet. Das Layout lässt sich mit Objekten wie Headern und Inhaltsverzeichnissen modifizieren. Solche Übersichten eröffnen Anwendern einen schnellen Überblick zu bestimmten Inhalten und ermöglichen eine zusätzliche schnelle Navigationsmöglichkeit.
Auf diese Weise können wir “Informations-Hubs” aufbauen, die Klarheit schaffen und helfen, die Informationen unseres Teams besser zu strukturieren.