3 Wege, wie Confluence das Work Management vereinfacht

Confluence ist mehr als ein Wiki. Wenn es richtig eingesetzt wird, kann es zu einem leistungsstarken Work Management Tool werden. Hier sind drei Möglichkeiten, wie Du Confluence nutzen kannst, um das Work Management zu vereinfachen.

3 Wege, wie Confluence das Work Management vereinfacht

Die Arbeit war noch nie so komplex wie heute. Unternehmen auf der ganzen Welt müssen in verschiedenen Zeitzonen und unter Einhaltung strikter Fristen mit unterschiedlichen Projekten und Disziplinen jonglieren und zusammenarbeiten. Confluence ist nur eines der Tools, die Atlassian eingeführt hat, um Mitarbeitern dabei zu helfen, den Überblick über Projekte zu behalten und auf dem Laufenden zu bleiben, unabhängig davon, ob sie von zu Hause, im Büro oder auf einem völlig anderen Kontinent arbeiten. 

In diesem Artikel zeigen wir Dir drei Möglichkeiten auf, wie Confluence das Work Management in Deinem Unternehmen durch die Verbesserung von Transparenz, Zusammenarbeit und Kommunikation verändern kann. 

Was ist Confluence?

Confluence ist ein Wiki, mit dem Teams dynamische Seiten erstellen können, um Aufgaben zu erstellen, zu erfassen, zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten. Teams können ihre Arbeit in Bereichen strukturieren und organisieren und erhalten so einen besseren Einblick in das Wissen des Teams und in historische Informationen. Confluence eignet sich für alle Teams verschiedener Fachrichtungen und Größen, die eine Teamkultur aufbauen, institutionelles Wissen austauschen und in einem flexiblen Arbeitsbereich zusammenarbeiten möchten. 

Übersichtsseite von Confluence

Wie Confluence das Work Management vereinfachen kann

Confluence kann das Work Management auf unzählige Arten vereinfachen. Wir möchten Dir heute drei Möglichkeiten vorstellen, wie die Zusammenarbeit und die Aufgaben innerhalb Deiner Organisation rationalisieren und gestärkt werden können:

1. Verbesserte Transparenz durch Zentralisierung

Projekte bestehen oft aus Aufgaben, die eine strikte Koordination zwischen den Teammitgliedern erfordern. Anstatt E-Mails hin- und herzuschicken oder endlose Zoom-Meetings abzuhalten, um Klarheit zu schaffen, steht Dir Confluence als Hilfe bereit. 

Funktionsübergreifende Teams können eine einzige Projektplanungsseite erstellen, auf der alle Aufgaben, aus denen sich ein Projekt zusammensetzt, einschließlich aller beteiligten Personen und der Projekttermine erfasst werden. Diese Seite kann zu einer der wertvollsten Quellen für das Unternehmen werden, damit die Teams bei der Sache bleiben und sich auf die anstehende Aufgabe konzentrieren können.  

Wichtige Stakeholder und Manager können jederzeit und von überall auf die Seite zugreifen, Ergänzungen vornehmen, Feedback und Inputs geben oder über die Kommentarfunktion Fragen stellen. Arbeit, Zusammenarbeit und Planung finden an einem einzigen Ort statt, so dass Teams kooperieren und komplexe Aufgaben synchronisieren können, um effektiv als eine Einheit zu arbeiten - ohne einen Projektmanager einstellen zu müssen.

Alles, was Du tun musst, ist, eine leere Seite im Space des Teams zu erstellen und die notwendigen Informationen hinzuzufügen, die man benötigt. Du kannst Teammitglieder, Jira-Tickets, Ressourcen, Aktionspunkte und Bilder markieren, damit die Arbeit unabhängig und ohne zusätzliche Anleitung oder Meetings stattfinden kann.

Einblick in eine Projekt Übersicht

2. Zusammenarbeiten und Aufgaben teilen

Confluence wurde entwickelt, um Teams dabei zu helfen, sich auf wichtigen Ergebnisse zu konzentrieren. Benutzer können die @-Erwähnungsfunktion verwenden, um Aufgaben direkt von jeder Confluence-Seite aus zuzuweisen, einschließlich der Projektplanungsseite, der Besprechungsnotizen oder der Anforderungsseite, um Teammitglieder wissen zu lassen, was sie zu erledigen haben. 

Um eine Aufgabe zu erstellen, wähle einfach die Schaltfläche Aufgabenliste und beginn mit der Eingabe der Aufgabe. Verwende @-Funktion, um die Aufgabe zuzuweisen, oder gib // ein, um ein Fälligkeitsdatum zu wählen. Es ist auch möglich, sich selbst Aufgaben zuzuweisen. 

Aufgaben können auf der Seite, auf der sie erstellt wurden, oder in Deinem Profil (Profil > Aufgaben) angezeigt werden. Benutzer können zwischen vollständigen und unvollständigen Aufgaben umschalten. Manager können einen Aufgabenbericht verwenden, um Aufgaben zu verfolgen, die bestimmten Teams oder Projekten zugewiesen wurden, indem man die Funktion Erstellen > Aufgabe verwendet. Durch die Erstellung von Aufgaben wird die Arbeit kontextualisiert und zentralisiert, so dass es einfacher denn je ist, den Überblick über individuelle und Gruppenaufgaben zu behalten. 

3. Die Kommunikation und Kultur zwischen Teams verbessern

Besprechungen und E-Mails können Zeit verschwenden und Verwirrung stiften. Durch die Verlagerung der Arbeit ins Internet ist jeder zu jeder Zeit über den Fortschritt eines Projekts informiert. Alle Aktualisierungen und Aufgaben werden von einem zentralen Ort aus erfasst und verwaltet. Fragen oder Entscheidungen, die getroffen werden müssen, können über Kommentare geteilt werden, anstatt relevante kontextbezogene Fragen in E-Mails oder Besprechungen zu isolieren. Jeder bleibt immer auf dem Laufenden, auch ohne miteinander zu sprechen, und profitiert vom kollektiven Wissen der gesamten Gruppe. 

Das heißt nicht, dass Sie Confluence nicht auch für die Offline-Kommunikation nutzen können. 

Teams können in Confluence Besprechungen einberufen und Tagesordnungen erstellen, so dass die gesamte Dokumentation an einem einzigen Ort aufbewahrt wird. Teams halten abwesende Teammitglieder auf dem Laufenden, indem sie auf andere Seiten verlinken oder Aufgaben erstellen und so die Beteiligung des Teams an allen Aufgaben fördern.

Confluence kann zu einem leistungsstarken Werkzeug für Remote-Teams werden, die sich bemühen, ihre Unternehmenskultur zu stärken oder aufzubauen. Teams können Ankündigungen austauschen, an Gruppenprojekten teilnehmen und problemlos funktionsübergreifend kommunizieren. Die Antworten sind immer dokumentiert und leicht zu finden, so dass kein Wissen verloren geht. 

Eindruck eines Blogbeitrags in Confluence

Fazit

Confluence ermöglicht es Teams, Aufgaben von einem einzigen, zentralisierten Arbeitsbereich aus zu erstellen und gemeinsam zu bearbeiten. Wie Atlassian oft sagt, treffen hier Wissen und Zusammenarbeit aufeinander. Durch die Einführung von Confluence werden Teams und Arbeitsabläufe kollaborativer, strukturierter und sicherer als je zuvor.

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