Die Überwindung des Leere-Seiten-Syndroms in Confluence

Confluence ist ein wunderbares Werkzeug, um die Informationen des Unternehmens zu zentralisieren, eine Wissensbasis aufzubauen und Ideen zu teilen. Vom Anlegen und Teilen individueller Seiten bis zur Erstellung ganzer Bereiche, in denen Teams ihre Informationen sammeln - Confluence bildet einen inhaltlicher Dreh- und Angelpunkt. Und wenn es um Teamzusammenarbeit geht, ist diese Plattform die bewährte und etablierte Lösung.

Der Start mit Confluence ist nicht allzu komplex und die niedrigen Einstiegshürden versetzen die Teammitglieder schnell in die Lage, Inhalte zu erstellen. Wenn aber die Confluence-Nutzung auf transparente Weise über das gesamte Unternehmen hinweg skaliert werden soll, entstehen schnell Herausforderungen. Zwar können alle Mitarbeiter schnell und einfach Informationen hinterlegen und teilen, aber die User sind auch mit der Tatsache konfrontiert, dass es viele unterschiedliche Seiten an vielen unterschiedlichen Orten gibt, die im spezifischen Fall auf die eine oder andere Weise relevant sind und deren Referenzierung sinnvoll wäre.

Erst die bestehenden Inhalte zu finden, um dann die neuen Informationen vernünftig aufzubereiten, ist als Ausgangslage alles andere als ideal. Das ist so ähnlich, als säßen wir an unserem Schreibtisch und hätten vor uns erstmal einen unaufgeräumten Stapel voller Papiere und Post-its mit unseren Notizen. Und als Confluence-User kann es durchaus passieren, dass wir vor einer leeren Confluence-Seite sitzen und im Zweifel keine Ahnung haben, wo wir anfangen sollen, wenn es um die Dokumentation neuer Ideen oder Projekte geht.

Die Furcht vor der leeren Seite

Leere Seiten können gerade für unerfahrene User eine hemmende Herausforderung sein, denn es gibt keine leitenden Anhaltspunkte, wie sie zu befüllen sind und wo wir anfangen sollten. In vielen Situationen haben wir auch nicht die Zeit, ein Konzept zu planen und zu entwickeln, ob es nun um das Aufsetzen einer internen Kampagne oder um die Dokumentation eines Meetings geht. Das macht den gesamten Prozess schwierig.

In manchen Fällen ist es einfach besser, ein paar Richtlinien an der Hand zu haben, wie eine Seite aussehen könnte. Das entfernt Hemmschwellen und erleichtert uns die Konzentration auf die tatsächlichen Informationen, die wir teilen wollen.

Wo anfangen? Eine Vorlage kann helfen!

Hier kommt Confluence mit seinen Vorlagen ins Spiel. In Confluence können wir Vorlagen ohne Programmierarbeiten anlegen. Dabei handelt es sich um vordefinierte Seiten, die dann nach der Seitenerstellung einfach weiter mit Inhalten gefüllt werden. Um das noch zu vereinfachen, bringt Confluence direkt mehrere beliebte Vorlagen mit vordefinierten Inhalten mit - beispielsweise die Vorlage für Meeting-Notizen, die wir nutzen können, um unsere Besprechungen strukturiert zu dokumentieren und Folgeaufgaben festzuhalten.

Wir müssen uns keine Gedanken um die Struktur der Seite machen und können direkt losschreiben. Dementsprechend gibt es für solche Vorlagen vielerlei Anwendungsfälle, in denen sie sich als nützlich und zeitsparend erweisen.

Von Vorlagen zu Blueprints

Wenn wir uns jedoch eingehender mit den Möglichkeiten der Vorlagen beschäftigen, die Confluence bietet, wird die Komplexität deutlich, die beispielsweise entsteht, wenn wir nicht nur Informationen dokumentieren müssen, sondern es dabei auch noch mit wiederkehrenden Aufgaben zu tun haben. Müssen wir häufig neue Seiten erstellen, werden wir letztlich trotz der Vorlage Informationen vergessen.

 

Hier können Blueprints als Orientierung dienen. Ihre erweiterten Funktionalitäten im Vergleich zu klassischen Vorlagen eröffnen einen Weg, alle relevanten Informationen akkurat und vollständig zusammenzutragen und sie direkt auf der Seite zu platzieren. Bevor überhaupt eine neue Seite erstellt wird, können bereits wichtige Details wie Meeting-Datum, Ort, Teilnehmer oder Teams eingesammelt werden. Dieser Artikel bietet mehr Infos zum Unterschied zwischen Vorlagen und Blaupausen.

Confluence-Blueprints ohne Programmierung

Die Nutzung funktionsreicher Blueprints hat jedoch einen Haken: Für jede Erstellung eine Blaupause sind Programmierarbeiten nötig: Anders als beim Anlegen von Vorlagen brauchen wir für Blueprints Fähigkeiten in Velocity und Java. Und auch bei jeder Änderung eines Blueprints müssen wir ein Entwicklungsteam hinzuziehen.

Eine Alternative dazu ist die App Blueprint Creator, mit der eine intuitive Erstellung von Blaupausen im Confluence-Editor möglich wird.

Dadurch können Teams das “Leere-Seiten-Syndrom” überwinden und nicht nur Zeit sparen, sondern auch Unordnung und Ausschuss vermeiden. Unser Team kann sofort Wissen teilen und Inhalte dokumentieren, ohne sich über die Formatierung Gedanken machen zu müssen. Mit dieser App können wir die wertvollen Funktionen von Blaupausen für uns nutzen, ohne dass wir dafür Programmierkenntnisse mitbringen müssen.

Ein einfacher Start für Teams

Wenn unsere Teams einen so einfachen und intuitiven Weg zur Erstellung vollumfänglicher, akkurat formatierter Confluence-Seiten haben, kann das zu bemerkenswerten Resultaten führen. Vor allem neue, unerfahrene User profitieren davon, dass sie ohne lange Eingewöhnungszeiten direkt mit der Erstellung von Content loslegen können. Blueprints und Vorlagen bilden außerdem gute Voraussetzungen für unser langfristiges Ziel: einen aufgeräumten, hilfreichen, strukturierten Confluence-Bereich, den wir auf zeitsparende und ressourcenschonende Art und Weise aufbauen.