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Warum Du Deine Jira und Confluence Instanzen aufräumen solltest - Deine Checkliste

Picture of Stephanie Gaye Stephanie Gaye : Feb 28, 2024 9:00:00 AM

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Jira und Confluence haben unglaublich starke Organisations- und Kollaborations-Features. Doch wie viele andere Tools neigen auch sie dazu, nach intensiver Nutzung ein bisschen chaotisch zu werden. Daher solltest Du Deine Jira und Confluence Instanzen hin und wieder aufräumen, ähnlich wie Du es mit Deinem Schreibtisch oder Posteingang machst. In diesem Beitrag erklären wir, warum das so wichtig ist und geben Dir eine praktische Checkliste für Dein Clean-Up an die Hand.

Warum ein Clean-Up sinnvoll ist

Zunächst scheint das Aufräumen und Ausmisten wie eine in erster Linie zeitraubende Aufgabe und wird daher häufig ignoriert oder aufgeschoben. Aber lass Dich nicht täuschen - für die Performance Deiner Instanzen ist das Clean-Up notwendig. Hier sind ein paar wichtige Gründe, warum Du aktiv werden solltest:

Effizienz und Performance: Nicht benötigte Tickets, Kommentare und Anhänge nehmen wertvollen Speicherplatz in Anspruch und können die Leistung Deines Systems beeinträchtigen. Ein sauberes System läuft schneller und reibungsloser.
Übersichtlichkeit: Im Laufe der Zeit sammeln sich viele überflüssige Informationen an, die die Navigation und Suche nach relevanten Inhalten erschweren. Ein Clean-Up hilft dabei, die Übersichtlichkeit zu verbessern und Frust bei den Benutzern zu vermeiden.
Sicherheit und Compliance: Alte Inhalte, die nicht mehr benötigt werden, enthalten oft vertrauliche Daten, die gelöscht werden sollten. Außerdem können Richtlinien zur Datenhaltung eine regelmäßige Bereinigung erfordern.

Clean-Up Checkliste für Jira und Confluence

Dutzende alte Projekte, Duplikate, ungenutzte Custom Fields, Screens, Workflows und Co. sammeln sich über die Jahre in Deinen Instanzen an. Je länger Du Dein Clean-Up aufschiebst, desto mehr Daten sammeln sich an und desto länger brauchst Du. Warte also nicht und lege gleich los.

Nun aber zur Praxis. Unsere Checkliste kann Dir bei Deinem Clean-Up helfen:

☑️ Lege klare Kriterien für das Löschen fest

Definiere, welche Daten gelöscht oder gemäß ihrer Relevanz archiviert werden sollen. Das können bestimmte Projekte, Issue Typen oder Workflows sein, die nicht mehr benötigt werden.

☑️ Prüfe und lösche unerwünschte Tickets

Durchsuche Deine Tickets nach den zuvor festgelegten Kriterien (z.B. Inaktivität oder Irrelevanz) und lösche oder archiviere sie entsprechend.

Inaktive Issues: Issues, die seit längerer Zeit keinen Statusupdate mehr bekommen haben.
Geschlossene / Abgeschlossene Issues: Überlege, ob Du ältere, abgeschlossene Issues archivieren oder löschen möchtest.

☑️ Archiviere alte Projekte

Projekte, die abgeschlossen sind oder nicht mehr benutzt werden, sollten geprüft werden. Entscheide hierbei, ob sie archiviert oder gelöscht werden.

☑️ Bereinige Benutzerkonten

Bei Benutzerkonten gilt es zu prüfen:

Inaktive Benutzer: Sind die Benutzer oder Gruppen innerhalb der letzten Monate inaktiv gewesen, dann könnte es sinnvoll sein, diese Konten zu deaktivieren oder zu löschen.
Zugriffsrechte: Sind die Zugriffsrechte richtig konfiguriert? Gibt es Benutzer, die mehr Rechte haben, als sie eigentlich benötigen?

☑️ Entferne redundante Add-Ons oder Plug-Ins

Plugins und Add-Ons, die nicht genutzt werden, verlangsamen Dein System und können Sicherheitsrisiken darstellen. Behalte daher nur die, die Du wirklich brauchst.

☑️ Überprüfe Deine Sicherheitseinstellungen

Nimm Dir Zeit, um die Berechtigungseinstellungen in Deinen Instanzen zu überprüfen. Achte besonders auf:

Berechtigungsschemata: Sind diese noch aktuell und sicher? Erlauben sie den richtigen Personen den richtigen Zugriff?
Projektrollen und Gruppen: Sind die Rollen und Gruppen korrekt definiert und die Berechtigungen entsprechend zugewiesen?

☑️ Vereinfache Deine Workflows

Ein komplexer Workflow ist oft schwer zu verstehen und zu verwalten. Überlege, welche Workflows zu komplex sind und vereinfacht oder gar gelöscht werden könnten.

☑️ Prüfe Deine Felder und Screens

Behalte nur die relevanten Felder und Screens bei. Überprüfe sie speziell auf:

Benutzerdefinierte Felder: Werden alle benutzerdefinierten Felder, die erstellt wurden, noch benötigt oder können einige bereinigt werden?
Screens: Sind die Screens noch nützlich und relevant für die angezeigten Informationen oder könnten sie konsolidiert oder entfernt werden?

Wir empfehlen Dir nach Deinem großen Clean-Up regelmäßig Deine Instanzen aufzuräumen (je nach Instanzgröße z.B. mindestens jährlich). So verhinderst Du, dass sich unnütze Daten ansammeln und sparst beim nächsten Mal Zeit und Nerven.

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Mit diesen Tipps sind Du und Dein Team gut darauf vorbereitet, Eure Jira und Confluence Instanzen sauber und effizient zu halten. Ein sauberes System bedeutet weniger Frustration, eine verbesserte User Experience und letztlich mehr Produktivität. Frohes Aufräumen!