Lean Portfolio Management: Worum es geht und wieso Du es brauchst- Teil 1

Was ist ein Portfolio überhaupt?

Portfolien existieren in unterschiedlichen Zusammenhängen:

Ein Unternehmensportfolio beschreibt eine Gruppe von Unternehmen, welche zwar gemeinsam verwaltet werden, sich aber unabhängig voneinander organisieren können.

Ein Produktportfolio beschreibt eine Gruppe von Produkten eines Unternehmens.

Ein Projektportfolio beschreibt eine Reihe von Initiativen, welche in Form von Projekten in einem definierten Umfang Änderungen z.B. an Prozessen oder Produkten hervorbringen sollen.

Ein IT-Projektportfolio sind Projekte, welche Änderungen interner Systeme im Unternehmen herbeiführen sollen.

Ein Lean Portfolio beschreibt eine Menge strategischer Unternehmensziele, welche in Form von Initiativen erfasst sind.

Managt man diese Portfolien, so beschreibt dies die Zuweisung von Mitteln zur Umsetzung von Plänen, sowie die Unterstützung bei der Einhaltung dieser Pläne.

Was bedeutet Lean?

Die Lean-Methodik wurde bei Toyota von Japanischen Ingenieuren entwickelt, erreichte allerdings erst durch den Artikel “Triumph of the Lean Production System” im Jahr 1988 im Bereich Projektmanagement Bekanntheit. Sie hat das Ziel Verschwendung in den Workflows eines Unternehmens zu minimieren und so den Nutzen für Kunden zu maximieren.

Die Lean-Methode besteht aus fünf wesentlichen Schritten:

1. Wert identifizieren: Bestimmung des Wertes eines Produkts oder einer Dienstleistung.

2. Wertstrom abbilden: Anfertigung eines Diagramms des aktuellen Workflows und Vergleich mit dem theoretisch idealen Workflow.

3. Workflow entwickeln: Beseitigung der Verschwendung aus dem Workflow, um Effizienz zu fördern.

4. Arbeit rüberziehen: Ziehen Sie Arbeit per Pull-System aus der vorherigen Prozessphase, um sie durch den Projektlebenszyklus zu bewegen.

5. Stetige Verbesserungen: Nehmen Sie kontinuierliche Verbesserungen an Ihrem Workflow vor.

Egal, ob man ein Projekt oder ein Portfolio managt: Diese Prinzipien können eingesetzt werden, um Schwachstellen in Prozessen aufzudecken und all das zu entfernen, was einem Projekt keinen Mehrwert bringt.

In Verbindung mit Portfoliomanagement-Tools kann Lean Portfolio Management dabei helfen, Verschwendung in Workflows mit geringem Aufwand zu identifizieren und Systeme zu optimieren.

Was ist Lean Portfolio Management?

Lean Portfolio Management entstand durch die Erfahrungen verschiedener Unternehmen, welche testweise Portfolios mit strategischen Initiativen nutzten und diese von einem "Team of Teams" implementieren ließen. Das Ergebnis dieser Experimente war, dass die Reaktionsfähigkeit und Markteinführungszeiten verbessert wurden.

"Lean Portfolio Management" (LPM) bedeutet, dass die Unternehmensführung Lean-Prinzipien einsetzt, um eine Verbindung zwischen der Strategie und der Ausführung herzustellen. Die Portfoliomanagementteams informieren sich über die Strategie des Unternehmens und weisen selbst die Mittel zur Umsetzung dieser Strategie zu.

Wie bei anderen Portfolios, erfordert auch ein LPM-Portfolio Kreativität bei der Festlegung und aktives Management im gesamten Investitionslebenszyklus. Der Hauptschwerpunkt von LPM liegt auf der Abstimmung der Entwicklung auf die Geschäftsstrategie, damit Produkte und Lösungen erstellt werden, die Kunden einen Mehrwert bieten. LPM und Agile-Entwicklungspraktiken lassen sich kombinieren, um die Flexibilität des Unternehmens zu steigern.

Ziele des LPM

Die Haupt-Ziele des LPM sind es,

1. den Wertdurchsatz zu maximieren (Wird ermöglicht durch eine gezielte Verwaltung des Backlogs mit Fokus auf Investitionen, um Geschäftschancen mit hohen Werten zu ermitteln, sowie durch die Verwaltung von Work in Progress (WIP) über eine Gruppe von Teams ("Team of Teams") hinweg. Dies beschleunigt die Generierung von Kundenmehrwert),

2. Engpässe zu verhindern (Wird ermöglicht, indem das Portfoliobudget so eingesetzt wird, das vorhandene Kapazitäten und Geschäftschancen im selben Maßstab entwickelt werden.) und

3. gutes Servant Leadership zu beweisen (Wird ermöglicht, indem Hindernisse aktiv beseitigt werden, um die Durchlaufzeiten für die Auslieferung kurz zu halten).

Unterschiede

Lean Portfolio Management unterscheidet sich von dem herkömmlichen Projektportfoliomanagement in verschiedenen Punkten. Dazu gehört beispielsweise, dass die Arbeit den Mitarbeitern zugewiesen wird und nicht umgekehrt. Weiterhin steht die Definition der gewünschten Ergebnisse im Mittelpunkt und nicht die Menge der Ergebnisse. Die Budgetierung und Neu-Evaluierung von Plänen und Entscheidungen unter Einbezug von neuem Feedback werden quartalsweise beim Lean Portfolio Management angegangen, statt dies jährlich zu tun. Ein weiterer Unterschied ist, dass die wertschöpfenden Prozesse des Unternehmens analysiert und in den Fokus gestellt werden. Die Generierung von Kundenmehrwert wird als wichtiger erachtet, als das Kostenmanagement.

Beim herkömmlichen Projektportfoliomanagement (PPM) geht es darum, eine Reihe eng strukturierter Projektpläne zu entwickeln, die dann in eigens dafür zusammenstellten Teams umgesetzt werden. LPM dagegen arbeitet mit bestehenden “Team of Teams”. Einem solchen “Team of Teams werden Chancen zur Wertschöpfung zugewiesen, welche nicht vorab strukturiert werden. Das Team of Teams definiert die für die Erreichung des Wertes notwendigen Aufgaben selbst.

Was spricht für LPM?

Projekte mit Laufzeiten von einem Jahr oder länger führen oft dazu, dass die Projektteams statt Mehrwert zu schaffen oder die Markteignung erstellter Lösungen zu überprüfen, an veralteten Projektzielen arbeiten.
Lean-Portfolio-Management-Methoden ermöglichen Unternehmen hingegen:

• Selbst bei großen Initiativen den betrieblichen Fokus auf die inkrementelle Wertschöpfung in kürzeren Zeitabständen zu verlagern.

• Verkürzen Feedbackzyklen durch häufigere Auslieferung. Das hierdurch erlangte Feedback von internen Teams, Kunden oder Anwendern unterstützt wiederum bei der Überwachung des Fortschritts der Wertgenerierung.

• Dieses Feedback ermöglicht ebenso schnelle Kurskorrekturen bei Investitionen, wodurch Mittel gezielter auf erfolgreiche Ideen, welche Mehrwert generieren, gelenkt werden können.

Das Lean Portfolio Management beruht auf Lean-Prinzipien und einem besseren Verständnis des Kunden-Mehrwertes (und seiner schnellen Schaffung). So beseitigt es einige gängige Probleme großer Unternehmen:

Lange Durchlaufzeiten bei umfangreichen Initiativen.

Die Schaffung eigenständig arbeitender, crossfunktionaler Teams verhindert Abhängigkeiten zwischen Teams. Dies minimiert Reibungsverluste und Verzögerungen in der Wertschöpfung. Definiert man nun den Kundenmehrwert klar und präzise, führt dies zu einem besseren Verständnis, welches zu innovativeren, qualitätsfördernden Ideen führt. Richtet man dann auch noch die Planungs- und Ausführungsprozesse als kontinuierliche Wertströme ein, wird der Fokus weg von reiner Aufgabenerledigung hin zu der Schaffung von tatsächlichen Mehrwerten gelenkt.

Keine Verbesserung bei den KPIs trotz Erledigung aller Aufgaben.

Das Verfassen von Unternehmenszielen in Form konkreter Geschäftsergebnisse führt in vielen Fällen zu einer Verbesserung der KPIs (Key Performance Indicators). Die Evaluierung der Zwischenziele zur Erreichung der Unternehmensziele in kurzen Feedbackzyklen erhöht zudem die Reaktionsfähigkeit, um die Pläne an eine sich ändernde Ist-Situation anzupassen. Zudem ermöglichen die KPIs eine konkrete Bewertung von Teilergebnissen im Hinblick auf die Zielerreichung

Schwierigkeiten mit der Budgetkorrektur bei Vorliegen neuer Informationen.

Wenn Unternehmen in einem Markt mit vielen unsicheren Faktoren agieren, können sie wie Lean-Start-ups "in Wetten denken". So können sie Lösungen auf kosteneffektive Weise mit kleinen Experimenten austesten, statt in große Initiativen mit hoher Unsicherheit zu investieren. Wenn solche Unternehmen zusätzlich agile Budgetierung nutzen, um ihren "Team of Teams" Budgets zur Verfügung zu stellen, sodass diese selbst ihre Pläne auf die Unternehmensziele ausrichten können, beschleunigt dies die Wertschöpfung. 

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