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Stephanie Gaye
Confluence wie ein Profi nutzen: Zeit sparen mit Shortcuts!
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Stephanie Gaye: Apr 19, 2024 10:00:00 AM
Vielleicht kommt Dir das bekannt vor: Tools wie Jira und Confluence werden meist zuerst auf Teamebene eingeführt. Sollen die Produkte dann irgendwann auf das ganze Unternehmen ausgeweitet werden, stößt man schnell auf natürliche Hindernisse wie Geografie, Sicherheit, bevorzugte Workflows oder Marketplace Apps.
Wenn Du Jira oder Confluence in Deinem Unternehmen skalieren möchtest, stehst Du möglicherweise vor diesen fünf Herausforderungen:
- Wie erreiche ich die erforderliche Anpassbarkeit und stelle trotzdem unternehmensweite Governance sicher?
- Wie zentralisiere ich die Benutzerzugriffsverwaltung und aktiviere granulare Berechtigungen?
- Wie gewährleiste ich die Einhaltung der Sicherheitsrichtlinien und passe sie nach Bedarf an?
- Wie ermögliche ich eine effektive teamübergreifende Zusammenarbeit und Abstimmung?
- Wie skaliere ich auf mehrere Teams, ohne das Budget zu sprengen?
Wir zeigen Dir, wie Du Dein Unternehmen mit Atlassian Cloud vereinheitlichen und erweitern kannst und wie Du am besten mit diesen Herausforderungen umgehst.
Noch mehr Tipps und Details findest Du am Ende der Seite in unserem kostenlosen Leitfaden .
Herausforderung 1: Anpassbarkeit und Governance
Die Verwaltung von Jira- und Confluence-Umgebungen durch unabhängige Abteilungen oder neu akquirierte Unternehmen stellt Administratoren vor die Herausforderung, benutzerdefinierte Umgebungen zu ermöglichen und zugleich eine globale Kontrolle und Aufsicht zu gewährleisten.
Die Lösung: Standardisierung mit einer Atlassian-Organisation
Atlassian Cloud Enterprise führt das Konzept der Atlassian-Organisation ein, einen zentralen Admin-Hub, der eine einheitliche Oberfläche für Benutzer, Websites und Atlassian Cloud-Produktinstanzen bietet. Benutzer sind dabei nicht an eine bestimmte Instanz gebunden und können auf mehrere Produktinstanzen an verschiedenen Standorten zugreifen. Dies erleichtert die standardisierte Governance über mehrere Cloud-Instanzen von einem einzigen Ort aus.
Herausforderung 2: Zentrale Benutzerverwaltung mit granularen Berechtigungen
Die Verwaltung des Benutzerzugangs von hunderten oder sogar tausenden Mitarbeitenden in Unternehmen mit mehreren Atlassian-Produktinstanzen kann für IT-Administratoren schnell zur Herausforderung werden und viel Zeit in Anspruch nehmen.
Lösung: Zentraler Admin-Hub und Berechtigungen für individuelle Gruppen
Administratoren erhalten mit Atlassian Cloud Enterprise einen zentralen Admin Controls Hub, der die Verwaltung der Berechtigungen aller User ermöglicht. Auf diese Weise können Admins granulare Berechtigungen nach Rolle, Instanz und weiteren Kriterien bereitstellen.
Um die Verwaltung des Benutzerzugriffs im großen Stil zu optimieren und zugleich granulare Berechtigungen zu ermöglichen, bietet Atlassian Cloud Enterprise die Möglichkeit, benutzerdefinierte Gruppen im Admin-Verzeichnis zu erstellen. Benutzer können so basierend auf Gruppen wie "Führungskräfte", "Engineering", "Vertrieb" oder "Confluence-Benutzer" über verschiedene Jira- und Confluence-Instanzen hinweg einheitliche Berechtigungen und Einschränkungen erhalten. Die Benutzer können aus internen oder externen Verzeichnissen (beispielsweise Okta, Google Cloud oder Azure AD) zu bestimmten Gruppen hinzugefügt werden. Bei Zuordnung zu einer Gruppe erhalten User automatisch die entsprechenden Berechtigungen für alle zugeordneten Jira- und Confluence-Instanzen. Das vereinfacht die Zugriffsverwaltung erheblich.
Herausforderung 3: Benutzerdefinierte Sicherheitsrichtlinien mit Enterprise-Kontrollen
Unternehmen mit einer großen Benutzeranzahl brauchen flexible und skalierbare Möglichkeiten, um Sicherheitsanforderungen auf verschiedenen Benutzerebenen zu verwalten, da beispielsweise für Führungskräfte andere Sicherheitsanforderungen gelten als für Zeitarbeitskräfte.
Lösung: Flexible Authentifizierungsrichtlinien und Organisationseinblicke und Audit-Protokolle
Mit Atlassian Access können Administratoren benutzerdefinierte Authentifizierungsrichtlinien für bestimmte Benutzergruppen festlegen und zentral steuern. Dies umfasst:
- Single Sign-On (SSO)
- Verpflichtende Zwei-Faktor-Authentifizierung
- Passwortrichtlinien
- Einstellungen für die Sitzungsdauer.
Darüber hinaus unterstützt Atlassian Access die Einhaltung gesetzlicher Datenschutzanforderungen durch Möglichkeiten zur Konfiguration von Datenresidenz und IP-Positivlisten pro Instanz.
Administratoren können Aktivitätstrends verfolgen und ungenutzte Zugänge identifizieren, während Audit-Protokolle alle wichtigen Aktivitäten dokumentieren. Dies ermöglicht das Verfolgen verdächtiger Aktivitäten und das Schließen von Sicherheitslücken.
Herausforderung 4: Förderung teamübergreifender Zusammenarbeit und Abstimmung im Unternehmen
65 % der Remote-Mitarbeiter finden es laut dem Digital Workplace-Bericht 2021 von Beezy schwierig, teamübergreifend zusammenzuarbeiten, und 41 % sind mit der Anzahl der Tools, die sie bei der Arbeit verwenden sollen, überfordert. Das heißt, die effiziente Zusammenarbeit über (Remote-) Teams hinweg kann durch eine Vielzahl an genutzten Tools zunehmend herausfordernd sein.
Lösung: Instanzübergreifende Funktionen von Atlassian Cloud Enterprise
Mit Atlassian Cloud Enterprise können Benutzer einfach durch Instanzen navigieren, Inhalte suchen und zusammenarbeiten:
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Instanzübergreifende Navigation: Über die Atlassian Start-Homepage oder den Atlassian App Switcher können Benutzer einfach zwischen Instanzen und Produkten navigieren.
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Instanzübergreifende Suche nach Inhalten: Über Atlassian Start können Benutzer in allen Jira- oder Confluence-Instanzen, auf die sie Zugang haben, nach Inhalten suchen.
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Instanzübergreifende Zusammenarbeit: Mit Jira und Confluence Smart Links und Multi-Site-Benachrichtigungen bleiben Benutzer stets auf dem Laufenden über wichtige Updates in allen Instanzen.
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Instanzübergreifende Synchronisierung von Informationen: Marketplace-Apps, wie Backbone Issue Sync for Jira, ermöglichen es Benutzern, Vorgänge automatisch zwischen Jira-Instanzen zu synchronisieren.
Herausforderung 5: Budgetfreundliche Skalierung
Die Skalierung der Cloud-Instanzen kann paradoxerweise zu erhöhten Kosten führen. Umfangreiche Lizenzen für Dutzende von Anwendungen, auf die aber jeweils nur wenige Teammitglieder Zugriff benötigen, können rasch das Budget sprengen.
Lösung: Benutzerbasierte Lizenzierung und Kostenoptimierung für Marketplace Apps
Abhilfe schafft hier die zentralisierte, benutzerbasierte Lizenzierung im Enterprise-Tarif bei Produkten wie Jira und Confluence. Dabei zahlt das Unternehmen nur einmal für jeden Benutzer, der dann Zugang zu so vielen Instanzen erhält, wie er benötigt. Diese Kosteneinsparung wird umso sichtbarer, je mehr Benutzer auf mehrere Instanzen zugreifen müssen.
Mehrere Instanzen ermöglichen es Administratoren außerdem, die Kosten für Anpassung von Marketplace Apps zu senken. Teams, die spezialisierte Apps benötigen, können in separaten Instanzen organisiert sein. Auf diese Weise ist die Lizenz nur für jene Benutzer erforderlich, die diese spezifische App auch wirklich nutzen. Dies bietet weiteres Einsparpotential.
