Update Kundenprojekt LeasePlan: Proof of Concept und Implementierung erster Projekte

Anforderungsworkshop

Im Rahmen des Anforderungsworkshops haben unsere zertifizierten Berater mittels einer bewährten Methode der venITure die Anforderungen an eine Projektmanagement-Software von LeasePlan Deutschland erfasst. Die Software soll die Arbeit in Projekten nicht nur verbessern, sondern auch angenehmer gestalten. Aktuell arbeitet LeasePlan Deutschland im Bereich Projektmanagement mit diversen Tools, die die Anforderungen von Projektmanagement nicht immer vollständig erfüllen. Mit diesem Hintergrund ist ein Projektmanagement mit Jira Software als Workspace und Confluence als Hub für Dokumentation eine logische Konsequenz.

Sowohl Jira, als auch Confluence sind mächtige Tools, die aus Projektmanagement einen agilen, lebendigen Prozess machen. Tickets ermöglichen eine bequeme Übersicht über den Stand der Projekte - jederzeit! Mit unserer hauseigenen Lösung verfeinern wir die Projektmanagementtools und erhöhen die Effektivität.

Die Lösung basiert auf der Tatsache, dass Projekte in Jira auf zweierlei Art dargestellt und überwacht werden können: Als Ticket und als Jira Projekt. Es werden zunächst Projekte in Jira als Tickets vom Typ Projekt geführt. Im Zuge der Planung des Projektes, wird absehbar, dass die Projektpläne immer konkreter werden und folglich auch, dass dieses Projekt Platz braucht. Hierzu wird mittels Automation ein komplettes Jira Projekt auf Basis des Tickets angelegt. 

Nun lässt sich der Fortschritt des Projektes detailliert mit dem Tool Advanced Roadmaps for Jira Cloud als aussagekräftige Gantt Tabelle darstellen. Auf diese Weise kann man deutlich Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und deren Unteraufgaben erkennen und über das gesamte Projekt hinweg darstellen. Dies rationalisiert die Projektplanung und ermöglicht es Teams jederzeit den Überblick darüber zu behalten, wann etwas getan werden muss.

Proof of concept

Standardmäßig bietet Jira als mächtiges Projektplanungstool nahezu uneingeschränkte Möglichkeiten, Teams zu unterstützen. Jedoch haben sich im Laufe der Zeit gewisse Ansätze durchgesetzt. So haben auch wir bei der venITure eine proprietäre Lösung entwickelt, die wir unseren Kunden sehr gerne empfehlen.

Nachdem die Anforderungen von der LeasePlan Deutschland im Rahmen des Anforderungsworkshops erhoben wurden, begann unsere Aufgabe, eine Jira Software Cloud Instanz als Proof of Concept aufzusetzen. Der Fokus bei der Umsetzung lag auf dem digitalem und vor allem agilem Projektmanagement. Hierzu bedienen wir uns einer bereits bewährten Lösung, welche wir der LeasePlan Deutschland zur Verfügung stellen und zeitnah implementieren werden.

Konfigurationen von Jira und Confluence

Im Vorfeld dieser gesamten Möglichkeiten muss natürlich ein Fundament gelegt werden. Hierzu gehört die Konfiguration der einzelnen Vorgangstypen, Masken, Arbeitsabläufe und deren jeweiligen Schemata. Wir haben uns gemeinsam mit LeasePlan Deutschland für folgende vier Vorgangstypen entschieden: 

• Projekte
• Aufgaben
• Unteraufgaben
• Aufgabenpakete

Vorgangstypen hängen mit der entsprechenden Klassifizierung der zu erledigenden Aufgaben zusammen und können sich je nach Anwendungsfall sehr unterscheiden. Um diese Anwendungsfälle visuell und auch in der Ausführung zu unterscheiden, nutzen wir die Arbeitsabläufe in Jira, um zu definieren und festzuhalten, wie der eigene Prozess abläuft.

Nachdem wir die relevanten Vorgangstypen angelegt haben, legen wir Masken an, die bestimmen, mit welchen Informationen ein Ticket zu versorgen ist. Auch hier haben sich durch Erfahrung und Feedback gute Lösungen etabliert, auf welche wir gerne zurückgreifen. Die erstellten Masken werden über ein Schema in einem Vorgangstyp einer Vorgangsaktion zugeordnet. 

Anschließend werden die Arbeitsabläufe über Jira erstellt. Hier gibt es die Möglichkeit den Status und die Übergänge frei zu gestalten. In einem Übergang, der zu einem Status wie "Ausstehend" führt und somit signalisiert, dass Arbeiten am jeweiligen Ticket ausgesetzt wurden, bietet es sich beispielsweise an abzufragen, warum Arbeiten ausgesetzt wurden.

Anders sieht es aus, wenn ein Ticket aus dem Status "In Arbeit" zum Status "Gelöst" wechselt. Hier kann es beispielsweise wichtig sein, dass dokumentiert wird, mit welchem Ergebnis die Arbeiten am Ticket beendet worden sind.

Wurden all diese Konfigurationen gemäß unserer proprietären Lösung vorgenommen, folgen natürlich noch Anpassungen, um LeasePlan das System dienlicher zu gestalten.

Letztlich folgten die Einrichtungen der Automationen, sodass repetitive Aufgaben, wie die Erstellung eines Projektes aus einem Projektticket heraus nicht zu einem langwierigen Prozess werden. Hintergrund ist, dass Projekte in Jira sehr flexibel gestaltet sind, und eine eigene Konfiguration bei der Erstellung angelegt wird. 

Bei der Einrichtung von Confluence sollten sämtliche Informationen zu einem Projekt beherbergt werden. Darunter fallen bspw. Notizen oder Tabellen. Alles was für das Projekt ausführlicher vorliegen muss, um es in Jira an ein Ticket zu heften, wird den Projekt Mitarbeitern in Confluence zur Verfügung stehen.

Workshop Vorstellung des PoC

Am 18.05.2021 im Rahmen einer einstündigen Vorstellung, konnten wir nach Abschluss des Proof of Concepts einem Team von LeasePlan Deutschland bestehend aus Matthias Nett, Andreas Janta und Moritz von Kneten den derzeitigen Stand, sowie die implementierte Funktionalität vorführen und erklären. Das Ergebnis des Meetings führte uns dazu, dass wir bereits zwei Projekte von LeasePlan DCS und NM migrieren konnten. Das Team von LeasePlan wird sich Accounts in der Instanz anlegen und zeitnah mit der Nutzung dieser beginnen.