Wie ein Großunternehmen Atlassian Tools und Microsoft 365 for Jira implementiert

Fallbeispiel: AMAZONEN-WERKE H. Dreyer SE & Co. KG

Die AMAZONEN-WERKE H. Dreyer SE & Co. KG ist ein deutscher Hersteller von Land- und Kommunalmaschinen. Mit dem Hauptsitz in Hasbergen-Gaste sowie weiteren Entwicklungs- und Produktionsstandorten in Deutschland, Frankreich, Ungarn und Russland ist Amazone ein weltweit agierendes Unternehmen.

Herausforderungen in den Unternehmensprozessen

Aufgrund der Unternehmensgröße sowie der Vielzahl an Standorten ergeben sich Herausforderungen in der Entwicklung und Kommunikation, wie beispielsweise eine Vielzahl an Backlogs und eine Vielzahl an Kommunikationskanälen.

Um diese Herausforderungen zu meistern, wurden im Kreis der Projektverantwortlichen die Tools von Atlassian evaluiert. Insbesondere wurden Jira Software und Confluence in Betracht gezogen. Jira Software wurde bei der Evaluierung als Aufgabenmanagementtool und Confluence als Wissensmanagementtool betrachtet.

Die Implementierungsstrategie der Atlassian Tools

Die Herausforderung für das Projekt bestand darin, verschiedene Arbeitsweisen, Standorte, Abteilungen und Sprachen in eine Software zu integrieren. Aufgrund des erfolgreichen Einsatzes von Jira in mehreren Pilotabteilungen, wurde auf dieser Basis Jira als neues Tool für Aufgabenmanagement festgelegt.

Die Nutzung von Jira hat sich in den Bereichen Darstellung von Aufgaben und in der Protokollierung von Arbeitsschritten als besonders erfolgreich erwiesen.

Um in der Strategie der Implementierung einen harten Umbruch zu vermeiden, sollte die Umstellung der betroffenen Abteilungen nicht zeitgleich erfolgen. Hier galt es abzuwägen, die Umsetzung entweder pro Team oder pro Projekt zu realisieren, damit die jeweiligen Prozesse problemlos in die neue Struktur überführt werden konnten. Die Entscheidung hängt von dem jeweiligen Belieben, den Unternehmensstrukturen und dem Umfang der bestehenden Prozesse ab. Innerhalb des Projekts für die AMAZONEN-WERKE H. Dreyer SE & Co. KG wurden schlussendlich einzelne Teams nach und nach in die neue Struktur überführt.

Bedingt durch die Kollaboration verschiedener Teams, gab es während der Überführung kurze Übergänge, in denen ein Projektteam nicht mehr gemeinsam in einem Medium gearbeitet hat. Dennoch konnte innerhalb der Teams während der gesamten Projektphase eine einheitliche Arbeitsweise beibehalten werden. 

Wie Microsoft 365 for Jira in der Implementierung zum Einsatz kam

Durch den Einsatz von Microsoft 365 for Jira konnten die Hürden, welche in der beschriebenen Vorgehensweise entstanden problemlos überwunden werden.

Unabhängig von der Vorgehensweise entstand beispielsweise an bestimmten Stellen ein Medienbruch, d.h. einzelne Personen arbeiteten mit Ihrem Team noch in der alten Umgebung, währenddessen Kollegen aus dem Projekt bereits in der realisierten neuen Umgebung tätig waren. Aufgaben wurden demnach nicht in einem System gepflegt und konnten somit doppelt angelegt werden.

Mit der Nutzung von Microsoft 365 for Jira können Jira-Tickets auf Basis von Emails in Outlook erstellt bzw. verlinkt werden. Somit können Personen weiterhin miteinander kommunizieren und sich intern up-to-date halten.

Bei der Implementierung in Jira Software wurde ein Verlinkungstool namens vLinks verwendet, welches zur Erfüllung verschiedener Anforderungen, wie das Erstellen von verlinkten Tickets dient.

Diese Erweiterung bringt zudem einige Features mit sich, welche die Nutzung von Verlinkungen stark vereinfachen. Durch eine voreingestellte Suche können beispielsweise nur Tickets eines Typs aus dem aktuellen Projekt zur Auswahl angezeigt werden. Dies dient einer Kategorisierung der erstellten Tickets.

Die Kategorisierung erfolgt zu Zwecken einer strukturierten Übersicht. Die Kategorien sind individuell anpassbar, d.h. der Nutzer kann die jeweiligen Rubriken selbst erstellen und verändern. Dies ist jedoch bei einer Auswahlliste nicht möglich.

Die Umsetzung mithilfe von vLinks wies allerdings eine Schwäche auf: Da das Feld über eine Erweiterung integriert ist, wurde es nicht von Microsoft 365 for Jira unterstützt. Nutzer konnten also nicht mehr ohne Medienbruch aus Outlook heraus Tickets in Jira erstellen. Tickets mussten nachbearbeitet werden, es entstand ein Mehraufwand.

Die resultierende Lösung

Durch die Kooperation von yasoon und venITure, konnte dieses Problem behoben werden. Beide Apps wurden dementsprechend angepasst und mit dem Ziel weiterentwickelt, dass sie miteinander kompatibel sind.

Innerhalb dieser Lösung konnte zudem der Medienbruch behoben werden und der Einführung standen keine weiteren Blocker mehr entgegen.