Ein Vergleich von Arbeitsmanagement-Tools: Trello vs. Asana vs. Jira vs. MS Project vs. Jira Work Management

Während Tools wie Jira ideal für technische Umgebungen geeignet sind, sind sie für das persönliche Aufgabenmanagement oder für Unternehmensteams viel zu komplex. Software-Tools für das Arbeitsmanagement sollen die Lücken schließen, indem sie es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre tägliche Arbeit zu planen, zu verfolgen, zu organisieren und anderweitig zu verwalten, indem sie Benutzer, die keine Techniker sind, in eine agile Arbeitsumgebung bringen und eine bessere Zusammenarbeit und Transparenz ermöglichen.

In diesem Artikel vergleichen wir fünf gängige Arbeitsverwaltungsprogramme und bewerten jedes einzelne, damit Sie das für Ihre Bedürfnisse am besten geeignete Programm auswählen können.

Was ist eine Arbeitsmanagement-Software?

Arbeitsmanagement-Software ist ein digitales Tool, mit dem Mitarbeiter ihre projektbezogenen und nicht projektbezogenen Aufgaben planen, organisieren und überprüfen können, um die Teamleistung und die Geschäftsergebnisse zu verbessern. Arbeitsmanagement-Software ist sehr flexibel und ermöglicht es Mitarbeitern und Managern, ihre eigenen Arbeitsabläufe zu erstellen, im Gegensatz zu Projektmanagement-Software, die auf Regeln und spezifischen Methoden oder Rahmenwerken basiert, die es nicht immer erlauben, Arbeit zu verwalten, die nicht projektbezogen ist.

Mit einer Arbeitsmanagement-Software können Sie die Zeit nachverfolgen, Prokrastination vermeiden und die Kundenanforderungen in Bezug auf Aufgaben, Fristen oder Kosten erfüllen. Die Software verbessert letztlich den gesamten Arbeitsprozess und gibt Managern einen Einblick in die Verteilung der Arbeit im Unternehmen, sei es innerhalb von Projekten oder Teams.

Ein Vergleich von fünf beliebten Arbeitsmanagement-Tools

Wenn man sich Vergleichsseiten zur Arbeitsorganisation ansieht, kann man leicht erschlagen werden. Es gibt über 600 verschiedene Arbeitsmanagement-Tools auf dem Markt, aber wir werden uns fünf beliebte Optionen ansehen.

Trello

Trello ist ein beliebtes, aber eher einfaches Projektmanagement-Tool, das von Start-ups und kleineren Teams bevorzugt wird. Es ist nützlich für Projekte, die eine minimale Struktur benötigen, um organisiert zu bleiben. Die Benutzeroberfläche umfasst Boards, Tickets und Spalten auf der einfachsten Ebene, die für einen komplexeren Teamprozess nicht geeignet ist. Unternehmen, die agile Kanban-Workflows einführen wollen, beginnen häufig mit Trello.

Die Vorteile von Trello

Trello ist äußerst benutzerfreundlich. Es lässt sich in wenigen Minuten einrichten und ist intuitiv zu bedienen, so dass Ihr Team sich sofort einarbeiten kann. Die kostenlose Version eignet sich perfekt für leichte oder vorübergehende Projekte und Aufgaben

Die Nachteile von Trello

Nachteilig ist, dass es nicht viele Anpassungsmöglichkeiten gibt und Trello nicht für Unternehmen mit komplexen Arbeitsabläufen geeignet ist. Das Aktivitätsprotokoll und die Suchfunktionen des Tools sind durch die begrenzten Beschriftungsmöglichkeiten eingeschränkt, was es schwierig macht, Informationen langfristig zu verfolgen.

Welche Teams sollten Trello verwenden?

Trello ist ideal für einfache Arbeitsabläufe und Projekte im Kanban-Stil. Es ist nicht für mehrere Teams oder agile Projekte in der gesamten Organisation geeignet.

Asana

Asana wurde ursprünglich für die Nutzung durch Facebook entwickelt und konzentrierte sich auf kleinere Teams. Es hat sich weiterentwickelt und enthält nun Funktionen, die größeren Organisationen besser bekannt sind, wie Portfolio und Workloads. Mit Asana können Aufgabeninhaber jetzt sehen, wie sich Aufgaben auf die allgemeinen Geschäftsziele auswirken. Es ist geplant, maschinelles Lernen in zukünftige Funktionen einzubauen, um den Teammitgliedern, die das Tool nutzen, intelligente Vorschläge zu machen.

Asana ist benutzerfreundlich und übersichtlich. Die Oberfläche ähnelt Trello, was es für Kanban-ähnliche Boards attraktiv macht, aber nicht für Teams geeignet ist, die andere Visualisierungsmethoden bevorzugen.

Die Vorteile von Asana

Asana verfügt über ausgezeichnete Suchoptionen, die das Auffinden von Aufgaben und Dateien vereinfachen, auch wenn mehrere Projekte in Bearbeitung sind. Außerdem bietet es eine Ansicht, die einem Gantt-Diagramm ähnelt und die Verwaltung von Aufgabenabhängigkeiten ermöglicht.

Die Nachteile von Asana

Asana ist im Vergleich zu Tools wie Trello sehr viel leistungsfähiger, hat aber auch seine Grenzen. Asana kann Aufgaben nur einer Person zuweisen, was die Zusammenarbeit nicht fördert. Obwohl diese Funktionen unterstützt werden und über Plugins von Drittanbietern verfügbar sind, sind sie für Scrum-Workflows und Sprint-Tracks nicht geeignet.

Welche Teams sollten Asana verwenden?

Asana eignet sich am besten für Teams, die nicht in der Softwareentwicklung und -produktion tätig sind, wie Marketing- oder Grafikabteilungen, die keine agilen Workflows oder Sprint-Tracking benötigen.

Jira Software

Jira ist ein beliebtes PM-Tool, das von größeren Unternehmen eingesetzt wird, die mehrere komplexe Projekte unternehmensweit koordinieren müssen. Außerdem kann Jira Arbeitsabläufe für Aufgaben individualisieren. Außerdem bietet Atlassian die Integration von Confluence an, mit dem Teams Daten effizient verwalten können.

Die Vorteile von Jira

Im Gegensatz zu Asana bietet Jira von Haus aus Scrum-Workflows mit Sprint-Tracking. Jira ist individuell konfigurierbar und kann daher von Projektmanagern und Unternehmen genau auf ihre Anforderungen abgestimmt werden. Es sind Hunderte von Integrationen verfügbar, darunter Github, Salesforce, Outlook, Slack und mehr, sodass Teams ihre Tools und Anwendungen verwalten können.

Die Nachteile von Jira

Unternehmen, die Jira individualisieren und für spezielle Anforderungen einrichten möchten, müssen möglicherweise viel Zeit für die Konfiguration des Tools und die Schulung anderer Mitarbeiter aufwenden. Außerdem ist es für kleinere Teams etwas kostspielig.

Welche Teams sollten Jira verwenden?

Jira ist für die meisten Unternehmen eine sichere Option, aber für kleinere Teams mit begrenzten Budgets und nicht komplexen Projekten ist es eher ungeeignet. Jira wird am besten von technischen Organisationen mit komplexen Projekten und Anforderungen verwendet.

MS Project

Nach Angaben von Capterra wird MS Project von 67 % der Befragten zur Verwaltung von Projekten verwendet. Es sieht ähnlich aus wie Excel, mit Tabellenkalkulations-ähnlichen Diagrammen und Registerkarten. Es ist nicht benutzerfreundlich wie die anderen hier genannten Optionen und wird in der Regel von traditionellen Projektmanagern verwendet.

Die Vorteile von MS Project

MS Project ist sehr leistungsfähig und bietet zahlreiche Anpassungsoptionen und eine vollständige Integration in Office 365.

Die Nachteile von MS Project

MS Project ist nicht besonders agil und da es seit mehr als 30 Jahren auf dem Markt erhältlich ist, könnte das Tool veraltet erscheinen und hat eine sehr hohe Einarbeitungszeit. Außerdem ist es recht teuer und richtet sich an Organisationen auf Unternehmensebene.

Welche Teams sollten MS Project verwenden?

MS Projects hat zwar kürzlich Unterstützung für agile Workflows eingeführt, ist aber schwierig zu handhaben und sollte eher von traditionellen PMs verwendet werden, die die Wasserfallmethodik in anderen Umgebungen als der IT verwenden.

Jira Work Management

Jira Work Management ist ein Kollaborationstool, das sich an Unternehmensteams wie HR, Marketing und Vertrieb richtet. Teams können alle Aktivitäten nachverfolgen, einschließlich Genehmigungsprozesse, tägliche Aufgaben, Dokumentenerstellung und mehr. Zudem haben sie eine gemeinsame Ansicht von Fortschritt und Verantwortlichkeiten.

Jira Work Management verfügt über zahlreiche benutzerdefinierte Ansichten, die auch für nicht-technische Benutzer leicht zu übernehmen sind. Die verschiedenen Ansichtsoptionen stellen Excel-Tabellen, Kanban-Tafeln, Kalender und sogar Gantt-Diagramme dar. Die Benutzer bringen die Tools zum Einsatz, mit denen ihre Abteilungen gerne arbeiten, z. B. Gantt-Diagramme, Tabellenkalkulationen, Formulare und andere. Auf diese Weise können Geschäftsabteilungen, die bereits mit Jira arbeiten, mit ihren Entwickler- oder Betriebsteams zusammenarbeiten, wodurch Unternehmen einen noch besseren Einblick in ihr Unternehmen erhalten und bestehende Zuständigkeitsgrenzen aufgehoben werden.

Die Vorteile von Jira Work Management

Jira Work Management ist ein hervorragendes Werkzeug zur Arbeitsorganisation. Es ermöglicht allen Abteilungen eine nahtlose Zusammenarbeit. Das Erstellen von Aufgaben (auch "Issues" genannt) ist sehr einfach, und benutzerdefinierte Ansichten können nach den Wünschen der Benutzer erstellt werden.

Aus der Sicht der Führungskräfte und des Managements bietet Jira Work Management große Transparenz im gesamten Unternehmen. Mithilfe der leistungsstarken Visualisierungswerkzeuge können Manager sehen, mit welchen Aufgaben verschiedene Teams beschäftigt sind, wer die Beauftragten sind, wie weit die Aufgaben fortgeschritten sind und wo die Abhängigkeiten liegen.

Aus der Sicht des Benutzers ist die UX/UI intuitiv und unkompliziert. Es werden viele Aufgabenmanagement-Tools verwendet, mit denen Geschäftsanwender vertraut sind und auf die sie sich verlassen, wie z. B. Kalenderansichten und Boards ähnlich wie bei Trello. Teams können Workflows erstellen oder aus einer Reihe vorhandener Vorlagen auswählen, die in Jira Work Management für Personalleiter, Marketing- und Vertriebsteams und andere erstellt wurden. Jira Work Management bringt Geschäftsanwender in das Jira-Universum und gibt ihnen Zugang zu der Agilität und den Einblicken, die bisher nur Softwareentwicklern und anderen technischen Anwendern vorbehalten waren. Es entsteht eine Quelle, die das Unternehmen nutzen kann, um vollständige Transparenz in allen Abteilungen zu schaffen.

Die Nachteile von Jira Work Management

Für diejenigen, die mit den agilen Ansichten vertraut sind, könnte es in Zukunft zusätzlichen Anpassungsbedarf geben. Für Teams, die keine Workflows für ihre Projekte erstellen müssen, ist es nicht sehr nützlich. Dennoch bietet Jira Work Management eine hervorragende Grundlage und wird sich zweifellos weiterentwickeln.

Welche Teams sollten Jira Work Management verwenden

Jira Work Management richtet sich an Unternehmensteams wie Rechtsabteilung, Personalabteilung, Marketing und andere. Dadurch werden alle Teams aus jeder Abteilung in Jira zusammengeführt. Es ist ideal für Unternehmen, die bereits Jira Software und Jira Service Management nutzen, um die Transparenz und Agilität in ihrem Unternehmen zu verbessern.

Warum es wichtig ist, das passende Arbeitsmanagement-Tool zu verwenden

Es ist wichtig, ein Arbeitsmanagement-Tool zu wählen, das der Komplexität Ihres Projekts, den täglichen Abläufen und dem Wissensstand Ihres Teams entspricht. Jedes auf dem Markt erhältliche Tool hat seine eigenen Vor- und Nachteile, die im Unternehmenskontext berücksichtigt werden müssen. Es ist wichtig, sich die aktuell verwendete PM-Software und die Schwachstellen im Aufgaben- und Projektmanagement anzusehen, bevor man eine Kaufentscheidung trifft.

venITure kann Ihnen helfen, die Bedürfnisse, Fähigkeiten und Prozesse Ihres Unternehmens zu bewerten, um das beste Arbeitsmanagement-Tool auf dem Markt zu finden. Setzen Sie sich mit unserem Team in Verbindung, um Ihre Anforderungen zu besprechen, und übernehmen Sie sofort die Kontrolle über Ihre Aufgaben und Projekte.