Großprojekte meistern mit Atlassian Tools: Best Practices

Was haben Audi, UNICEF, Capgemini und veniture gemeinsam? Du ahnst es vielleicht schon – wir sind alle Meister der Atlassian Tools.

In diesem Blogbeitrag schauen wir uns die Best Practices an, wie die Atlassian Tools in Großprojekten zum Einsatz kommen und Du somit nicht mit solch einem Projekt gegen die Wand fährst. Denn die einfache Faustregel ist: je größer ein Projekt, desto komplexer wird es. Aber alles halb so wild im Atlassian Universum. Deswegen zeigen wir Dir, wie wir diese Praktiken in unserem Unternehmensalltag umsetzen, um „Scope Creep“ und andere Projektmonster zu umschiffen.

Kommunikation, Koordination und Projektmanagement

Das Herz eines jeden Projektes. Wenn wir von Großprojekten sprechen, bedeutet das eine Vielzahl an Mitarbeitenden, Teams, Abteilungen und externe Stakeholder oder Lieferanten. Und in Zeiten von Globalisierung und Digitalisierung sprechen wir hier über mehrere Standorte mit globalen Teams und und und. Da kann man schon mal den Überblick verlieren. Ihr kennt diese Problematik vielleicht auch im kleinen Maßstab – ihr arbeitet an einer Marketing-Kampagne in Zusammenarbeit mit dem Sales-Team und externe Designer und Copywriter sind auch involviert. Und selbst hier entstehen Mini-Silos, einfache Informationen gehen verloren und niemand weiß, wo der Designer die Grafiken abgelegt hat. Und jetzt stellt Euch das mal 10X oder 100X vor.

Denn das ist der Nährboden für das sogenannte “Scope Creep”. Das heißt, wenn die Anforderungen eines Projekts ohne Genehmigung oder Kontrollmaßnahmen über die ursprünglichen Pläne hinausgehen und es zu einer schleichenden Ausweitung des Projektumfangs führt. Denn das passiert, wenn Kommunikation, Koordination und Projektmanagement aus dem Ruder laufen.

Jira + Confluence to the rescue! Jira hat gerade ein brandheißes Update bekommen – im Kern verschmilzt Jira Work Management (JWM) mit Jira Software zu einem monolithischen Projektmanagement Tool namens „Jira“. Da heutzutage praktisch jedes Unternehmen auf Basis von Software läuft, macht diese Verzahnung von Entwicklung und Operations sehr viel Sinn. Vor allem, wenn es um die Kommunikation und Koordination in Großprojekten geht – damit alle Stakeholder immer auf dem Laufenden sind und den jeweiligen Fortschritt überprüfen können.

Daneben kannst Du mit Confluence Wissensdokumente, Abteilungsprotokolle, Meeting-Notizen, Richtlinien und vieles mehr speichern und austauschen. Und weil das so easy ist, tauschen die Mitarbeitenden mehr Wissen aus als zuvor – und das führt wiederum zu mehr Transparenz und Effizienz. Das sagt nicht nur Audi! Wir kennen das nur zu gut bei veniture – auch wir wickeln unsere Projekte mit Jira ab und nutzen Confluence als Wissensdatenbank (Wiki) und Intranet. So geht nichts verloren und unser Team ist stets im Bilde. Vor allem schätzen wir die einfache Zusammenarbeit – abteilungsübergreifend und als Team – unabhängig von Größe oder Standort.

Wir wollen in puncto Projektmanagement auch nicht Trello vergessen. Die Mächtigkeit von Trello versteckt sich geschickt hinter der Flexibilität und Einfachheit der Software. Zum Beispiel nutzt UNICEF Trello bereits seit 2014, um seine globalen Innovationsteams effizient zu koordinieren. Die Simplizität erweist sich als „Usability Superpower“, gerade wenn es um internationale und kulturell diverse Teams geht. 

So sehen wir das zumindest. Auch wir sind inzwischen in 6 Ländern vertreten, deswegen sind wir auf eine hohe Projekttransparenz angewiesen. Projektmanagement mit Atlassian macht es möglich – nicht zuletzt durch ein elegant einfach gestaltetes User Interface. Denn unser Alltag ist schon komplex genug.

Ressourcenmanagement

Die Verwaltung von Ressourcen ist natürlich besonders in Großprojekten immer ein kritischer Faktor. Wie bei jedem Projekt geht es um Zuweisung und Steuerung von Personal, Zeit und Budgets. Auch hier helfen Jira und Confluence.

Jira bringt unter anderem folgende Funktionen für diesen Bereich mit:

• Kapazitätsplanung: Überwachung von Verfügbarkeit und Arbeitslast mit Unterstützung durch Add-ons wie „Advanced Roadmaps“ für verbesserte Sichtbarkeit und Planung.
• Zeit-Tracking: Erfassung der Arbeitszeit pro Aufgabe zur Bewertung des Arbeitsaufwands und zur Optimierung der Projektplanung.
• Berichterstattung: Umfassende Berichtsfunktionen zur Überwachung des Fortschritts, Identifizierung von Engpässen und Analyse der Ressourceneffizienz.

Confluence unterstützt Euch weiterhin in der Dokumentation von Ressourcenplänen und im gemeinschaftlichen Ressourcenmanagement – wie wir bereits oben erklären, könnt ihr Dokumente einfach sichern und mit allen Stakeholdern austauschen.

Digitalisierung und Cloud

Und natürlich geht ohne die Cloud ebenfalls nichts heutzutage. Unser Kunde Voith hatte beispielsweise mit einer veralteten Legacy IT-Infrastruktur gekämpft, die wartungsintensiv war und die Kollaboration erschwerte. Die Lösung war eine Migration zur Atlassian Cloud, die die IT-Wartung vereinfachte und verbesserte Sicherheitsmaßnahmen bot. Durch den Wechsel konnte Voith eine bessere App-Verwaltung und eine stärkere Kollaboration erzielen, was eine effizientere Arbeitsweise ermöglichte. Deswegen plant Voith weitere Optimierungen in der Cloud, um ihre Geschäftsprozesse kontinuierlich zu verbessern. Hilfreich diesbezüglich ist der Atlassian Marketplace, der eine Fülle von Anwendungen, Apps und APIs anbietet, um Eure Geschäftsprozesse zu straffen.

Das Projekt ging uns leicht von der Hand, da bei uns auch alles in der Atlassian Cloud läuft. Durch den Einsatz der Atlassian Tools ist die Atlassian Cloud auch ein No-Brainer und die nächstliegendste Lösung, da sich die Anwendungen nahtlos integrieren.

Fazit

Kurzum: Kommunikation, Koordination, Projektmanagement, Wissensmanagement, Ressourcenmanagement und die Cloud – alles im Griff mit Atlassian! Haben wir etwas vergessen? Lasst es uns wissen!