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Entdecke die Power von Benachrichtigungsprotokollen in JSM

Romina De Pascali : Dec 27, 2023 9:00:00 AM

Jira Service Management

Bist Du Projektleiter und hast das Problem, dass Deine Kunden manchmal Einladungen zu Projekten oder wichtige Updates zu ihren Anfragen verpassen? Dann wären Kundenbenachrichtigungsprotokolle in Deinem Jira Service Management-Projekt die beste Lösung für Dich, Dein Team und Deine Kunden.

Was sind Kundenbenachrichtigungen und deren Protokolle?

Kundenbenachrichtigungen sind E-Mails, die Deine Kunden über Einladungen zur Teilnahme an einem Projekt oder über Statusänderungen bezüglich ihrer Anfragen informieren. Gelegentlich werden diese E-Mails aus verschiedenen Gründen nicht übermittelt und erreichen den Kunden letztlich nicht.

Mit den Kundenbenachrichtigungsprotokolle (auch Customer Notification Logs) haben Projektleiter einen klaren Überblick darüber, welche E-Mail-Benachrichtigungen gescheitert sind und aus welchen Gründen. Durch die Ansicht aller fehlgeschlagenen Benachrichtigungen an einem Ort können Administratoren proaktiv eingreifen, um sicherzustellen, dass zukünftige Benachrichtigungen wie erwartet vom Kunden empfangen werden.

5 Vorteile für die Verwendung von Kundenbenachrichtigungsprotokollen in Deinem Jira Service Management-Projekt

1. Verbesserte Nachvollziehbarkeit

Kundenbenachrichtigungsprotokolle bieten eine klare und umfassende Aufzeichnung aller kundenbezogenen Kommunikation und ermöglichen es Projektleitern, vergangene Interaktionen und die geteilten Informationen besser zu verstehen.

2. Verbesserte Fehlerbehebung

Wenn ein Kunde eine wichtige E-Mail-Benachrichtigung nicht erhält, können Administratoren das Problem leicht diagnostizieren, indem sie die Protokolle konsultieren, um herauszufinden, was wann und warum schiefgelaufen ist.

3. Effizienzsteigerung

Indem alle fehlgeschlagenen Benachrichtigungen an einer Stelle zusammengefasst werden, können Administratoren schneller Probleme identifizieren und Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass Kunden zukünftige Benachrichtigungen (rechtzeitig) erhalten. Dies steigert die Gesamteffizienz des Projekts und verbessert die Kommunikation mit dem Kunden.

4. Mehr Verantwortungsbewusstsein

Die Protokolle bieten wichtige Daten darüber, wer wann informiert wurde und worüber. Dies kann sowohl für die Überwachung des Projektfortschritts und die Verwaltung der Zuständigkeiten innerhalb des Teams von entscheidender Bedeutung sein.

5. Vereinfachte Kommunikation

Indem Du weißt, wer welche Informationen wann erhalten hat, kannst Du vermeiden, dass sie mehrfach versendet werden. Außerdem kannst Du sicherstellen, dass die richtigen Personen zur korrekten Zeit die dafür vorgesehenen Benachrichtigungen erhalten.

Wo findest Du die Benachrichtigungsprotokolle?

Bitte beachte, dass derzeit nur die fehlgeschlagenen Kundenbenachrichtigungen angezeigt werden.

Gehe in Dein JSM-Projekt und wähle Kundenbenachrichtigungsprotokolle aus. Je nachdem, welche Benachrichtigungsart Du überprüfen möchtest (Einladungen oder Benachrichtigungen) musst Du den entsprechenden Tab auswählen.

benachrichtigungsprtotokolle in jsm

Dann wirst Du einige der folgenden Informationen zu jeder Benachrichtigung sehen:

Datum und Uhrzeit
Name der Benachrichtigung
Empfänger
Problemschlüssel
Details

Die Details geben Dir einen möglichen Grund für die Nichtzustellung der Einladung oder Benachrichtigung. In den meisten Fällen wird Dir die Kategorie "Details" eine Antwort auf die Frage liefern, warum die E-Mail nicht an den Kunden gesendet wurde.

Das sind die gängigsten Fehlermeldungen:

Interner Fehler	Versuche die Benachrichtigung später erneut zu senden, da ein interner Fehler normalerweise nicht dauerhaft ist.
Validierungsfehler der E-Mail	Das bedeutet, dass die E-Mail Formatierungsfehler enthält, wie ein fehlendes Zeichen.
Benachrichtigungs-Vorlage zu groß	Reduziere die Größe Deiner Benachrichtigungs-Vorlage (max. 6 MB) und sende die E-Mail erneut.
Limit der E-Mail-Benachrichtigungen erreicht	Das kann passieren, wenn Du ein festes Limit für das Senden von E-Mail-Benachrichtigungen hast.
E-Mail-Adresse auf der Ablehnungsliste oder Fehler von Dienstanbietern	Die E-Mail-Adresse des Kunden wird abgelehnt oder das Postfach des Kunden blockiert E-Mails von Atlassian. Ergreife geeignete Maßnahmen und wende Dich bei Bedarf an den Kunden.
Private E-Mail-Adresse	Dies tritt auf, wenn Du versuchst, einen Kunden mit einer E-Mail-Adresse aus einem privaten Netzwerk einzuladen.
Unbekannter Fehler	Das beinhaltet alle anderen Fehler. In diesem Fall versuche, die Einladung erneut zu senden.

Um die verschiedenen Fehler zu beheben, kannst Du die E-Mail entweder erneut senden, den Fehler beheben, wenn er bei uns auftritt, oder den Kunden kontaktieren, wenn er aktiv werden muss.

Kundenbenachrichtigungsprotokolle in Jira Service Management bieten Transparenz und Nachverfolgbarkeit in Bezug auf die Kommunikation mit Kunden. Sie ermöglichen es Dir, gesendete Benachrichtigungen einzusehen, potenzielle Fehler in der Zustellung zu identifizieren und den Kommunikationsverlauf mit jedem Kunden nachzuvollziehen. Letztendlich sind diese Protokolle ein wertvolles Instrument zur Verbesserung der Qualität Deines Kundenservice und zur Gewährleistung einer effektiven und konsequenten Kommunikation.